Мы создали смарт-процессы, в которых будет создаваться карточка кандидата и все данные по нему. После этого, создали СРМ-формы. Первая из них - анкета кандидата. При заполнении, информация передается в Битрикс24 и создается этот смарт-процесс с данными по кандидату.
Далее, мы интегрировали все процессы с Telegram и WhatsApp. Теперь, когда кандидат обращается через мессенджер, ему приходит сообщение, чтобы после звонка квалифицировать данного специалиста. При получении отклика, в Telegram или WhatsApp кандидату приходит ссылка с сообщением по типу: «Здравствуйте, заполните анкету». Он заполняет анкету и с ним связывается ответственный сотрудник, поскольку сотруднику уже пришло уведомление о новом кандидате.
Еще один дополнительный инструмент автоматизации и сбора информации - это возможность упаковывать полученные данные, то есть генерировать отдельный документ по кандидату, который будет записываться на диске. В результате этого, помимо справочника, будет создаваться файловый кадровый резерв, то есть все файлы по каждому кандидату будут храниться в одной папке.
Помимо быстрого отклика, интеграция с Telegram и WhatsApp дополнительно решает следующие вопросы:
- снимает рутинные процессы, например, общение в мессенджере, где больше не нужно вести переписку по одному и тому же сценарию с каждым кандидатом отдельно. Автоматизация закрывает этот вопрос.
- возможность здесь и сейчас, связавшись со специалистом и получив от него отклик, задать уточняющие вопросы и запланировать встречу. Это решение снижает еще больше расходов на минуты, потому что вместо того, чтобы ставить задачу руками, мы имеем возможность исходя из сообщений кандидата, пока идет переписка, сразу поставить ему мероприятие в виде задачи или встречи.
Стоит также отметить, что у специалистов есть возможность проводить встречи с кандидатами через конференции в zoom. Можно запланировать zoom, ссылка сгенерируется автоматически, руководитель поставит ее в задачу HR-специалисту, чтобы не тратить время, и она будет отправлена кандидату в назначенное время с уведомлением о том, что нужно прийти. Судя по практике, около 10-15% работы HR-специалиста может быть автоматизировано.
Далее, мы создали персональные СРМ-формы. Если кандидат откроет сгенерированную для него персональную СРМ-форму, то при ее заполнении дополнится карточка кандидата. Например, мы можем создать базу знаний внутри Битрикс24 и открывать к ней доступ для потенциальных кандидатов. После того, как кандидат изучил все ролики, прочитал всю информацию, мы можем назначить ему прохождение аттестации. После прохождения аттестации, мы запишем в его карточку результаты этого анкетирования.
СРМ-формы очень вариативны, поэтому можно очень гибко настроить вопросы. Например, если при получении ответа на один вопрос подразумевают два варианта, то после каждого варианта можно обозначить свой вопрос. Очень простой пример: “Какого цвета слон?”. Ответ: “Слон серый”. И кандидату задается вопрос: “А где вы такого слона видели?”. Или, кандидат отвечает: “Слон белого цвета” и тогда его спрашивают: “А сколько у слона лап?”. То есть, это два абсолютно разных вопроса на два разных ответа по одному вопросу родителя. Таким образом, можно настроить очень детализированную систему оценки кандидатов и автоматизировать кадровых специалистов.
Помимо всего прочего, если уходить сильно глубже, есть уникальная возможность настроить внутренний документооборот. То есть, после того, как кандидат прошел все необходимые анкетирования, собеседования, zoom-встречи и т.д., (zoom-созвоны записываются в карточку сделки), мы запускаем бизнес-процесс. Например, можно запустить бизнес-процесс трудоустройства сотрудника. Это не то же самое, что бизнес-процесс в организации, точнее в СРМ-системе, когда все направлено на общение с клиентом, это немного другое - это все таки внутренний бизнес-процесс организации, то есть: найм сотрудника в штат, выдача больничного листа, оформление отпуска, трудоустройство, внедрение в должность. Здесь можно создать отдельный бизнес-процесс для трудоустройства специалистов, который будет: генерить шаблоны документов; оформлять все последовательные шаги; включать тех или иных сотрудников; передавать ту или иную информацию на соответствующую инстанцию или шаг, или сотруднику для согласования / оформления.
